Kuidas koondada, nii et inimesed ja ettevõtte maine ei kannataks?

USA tehnoloogiasektoris on 52 000 inimest saanud koondamisteate. Eestis on kollektiivse koondamisteate andnud 17 ettevõtet. Kuidas rääkida koondamisest nii, et ettevõte ja selle töötajad ei kannataks?

Inimeste koondamine pole ühelegi ettevõttele meeldiv. Ent see, kuidas koondamisi ellu viiakse, ei mõjuta üksnes ettevõtte tänaseid ja tulevasi töötajaid, vaid kogu ettevõtte mainet. 

Oluline on mõista, et töölt lahkuva inimese side ettevõttega ei lõppe koondamise hetkel. Viis, kuidas ettevõte otsustab oma inimesi kohelda, räägib selle juhtidest, kultuurist ja väärtustest. 

Sisekommunikatsioon: ole lugupidav

Enne kommunikatsiooni juurde asumist, on oluline ka möödapääsmatu koondamine õigesti läbi viia – väärtustades inimeste senist panust ettevõtte käekäiku ja võimalusel nõustades neid edasise karjääri osas (ettevõttest lahkumine, uue töö otsimine – alates soovituskirjadest, kui see on põhjendatud, kuni tasuliste nõustajate kaasamiseni). Arvestades, millist sisemist kui ka välist mõju avaldab koondamine organisatsioonile, ei tohiks selliseid kulutusi karta. Pigem jätta tegemata suvepäevad kui eelmainitud tegevused. 

Meil on kogemusi, kus ettevõte, olles sunnitud koondama, on igale inimesele otsinud ise uue töökoha. See on tegevus, mis räägib ettevõtte väärtustest ja kultuurist oluliselt rohkem kui sõnad nende koduleheküljel. Väga suurte ettevõtete puhul ei ole see arusaadavatel põhjustel sageli siiski võimalik. Inimlik ja personaalne suhtlus peaks olema kõigile jõukohane. 

Sisekommunikatsioon: ajastus on võtmetähtsusega

Info levib kiiresti. Koondamiste ajal on oluline, et esikohale seatakse olemasolevad töötajad. Siiski ei ole nad alati esimesed, kes oma ettevõttes toimuvatest koondamistest kuulevad. Taolise eksimusega puutuvad kokku nii korporatsioonid kui ka väikeettevõtted.

Kui koondamine on suur, näiteks üle 10% suure organisatsiooni koosseisust, siis tuleb sellest kõigepealt kogu organisatsioonile teada anda. Oluline on selgitada, mid on juhid otsustanud, kuidas koondamist läbi viiakse, millised on selle jaoks välja töötatud protsessid ning milliseid võimalusi ettevõte koondatutele pakub. Nii välditakse spekulatsioone, kuid samuti saavad ka allesjäävad kolleegid seeläbi suunise, kuidas suhtuda lahkuvatesse kolleegidesse. Et koridoris võib ikka üksteisele otsa vaadata, olla koondatud kolleegidele toeks ning mõelda kaasa lahenduste leidmisel. 

Kommunikatiivselt on koondamistest laialdasem teatamine oluline ka info lekkimise seisukohast – see juhtub nagunii (börsiettevõtetel on muidugi kohustus info esmalt börsile avalikuks teha, kui tegemist on olulise majandusliku mõjuga otsusega) ning kogu protsessi inimlikult kirjeldav ja põhjendav sisememo on parim viis oma sõnumi kontrollimiseks. Hea näide on 3. novembril tehnoloogiaettevõtte Stripe juhi Patrick Collissoni poolt kolleegidele saadetud memo.

Kuigi viimastel kahel-kolmel aastal on inimesi värvatud distantsilt ja Zoomi-kõne kaudu, siis võimalusel võiks vältida sama kanalit koondamisteate edastamiseks. See info võiks inimeseni jõuda füüsilisel kohtumisel. Mida enam üks-ühele kohtumisi on võimalik pidada, seda parem nii inimestele endile kui ka ettevõttele. Oluline on jätta ruumi dialoogiks töötaja ja tööandja vahele ja anda info edasi võimalikult ausalt. Inimestele ei tohiks jääda muljet, et nemad on massilises koondamises süüdi. Selles seisnebki koondamise ja vallandamise vahe (kuigi ka vallandamisi tasub teha viisil, mis aitab inimesel oma potentsiaali edaspidi paremini realiseerida).

Sageli on ettevõtte suuruse tõttu võimatu üks-ühele vestlusi pidada, ent kui vähegi võimalik, tuleks siiski proovida seda teha. See võib vähendada ka ohtu, et inimesed hakkavad LinkedInis või muudes sotsiaalmeediakanalites oma pahameelt välja elama. Ilmselt on meil kõigil meeles ettevõtted, kes koondasid pandeemia ajal sadu inimesi Zoomi-vahendusel. Kahtlemata on talentide värbamine neile tulevikus keerulisem. 

Väliskommunikatsioon: kes on sihtrühmad ja kuidas peaksid nad uudisest kuulma?

Koondamisteatest ei saa puudutatud üksnes olemasolevad töötajad, oluline on tuvastada sidusgrupid, keda see info samuti puudutab. Kommunikatsiooniplaan koondamiste elluviimiseks ning selged ja konkreetsed sõnumid igale sidusgrupile aitavad vältida paanikat. 

Koondamiste kommunikatsiooni tuleks mõneti suhtuda sarnaselt nagu kriisikommunikatsiooni – info peab tuginema faktidele. Valetamine, hämamine ja varjamine tuleb varem või hiljem välja, ning võib kahjustada ettevõtet veel aastaid. Mõelda tuleb ka töötajatele, kes ettevõttesse alles jäävad ja anda neile sõnum selle kohta, mida ettevõte teeb, et kriis ületada. 

Juhtkonna ettevalmistamine

Ükski tegevjuht ei taha, et teda koondamise perioodil halva inimesena nähakse. Selleks, et ettevõtte juhid suudaksid koondamised usutavalt ellu viia, tuleb nad selleks ette valmistada. Tugev ja konkreetne sõnum, mis mõjub empaatiliselt ja seab esikohale mitte juhid ise, vaid inimesed, keda koondatakse, aitab protsessi mõneti valutumalt läbi viia. 

Koondamisest oma tiimi liikmetega isiklikult rääkimine on kahtlemata raske olukord ka juhi jaoks. Enamik inimesi ei armasta end potentsiaalselt konfliktsesse olukorda seada. Ükskõik, kui põhjalik on ettevalmistus, ei ole koondamisotsuse edastamine juhile lihtne. Siinkohal ei tohi aga unustada, et koondatavale on see ilmselt veelgi negatiivsem kogemus. Siin on aga ettevõtte otsustada, kas see kogemus on traumaatiline, kas aidatakse inimesel aru saada ettevõttel ees seisvate raskuste põhjustest, kas on võimalik abistada ja toetada koondatut oma elujärje ümberseadmisel ning uue töökoha leidmisel. 

Inimlik jutuajamine ja toetusteenused ei tee koondatud töötajat rõõmsaks ja võib-olla ei adu ta veel mõnda aega juhtide otsuse motiive. Siiski, paari kuu või aasta pärast, kui tunded on lahtunud, mõistab enamik, et seda protsessi oleks võinud läbi viia palju halvemini ning inimeste ja nende poolt juhitud ettevõtete tegutsemist kriitilistel hetkedel vaadatakse tagantjärele läbi teistsuguse prisma.

Kuigi koondamised on iga ettevõtte jaoks valusad, on võimalik neid läbimõeldud kommunikatsiooni kaudu leevendada. Oluline on vältida põhilisi vigu ning ettevõtte kõneisikud nii väliseks kui ka sisemiseks kommunikatsiooniks ette valmistada. 

Mida koondamise kommunikatsiooni juures meeles pidada:

• Teata inimesele koondamisest näost näkku, mitte Zoomi-kõne või e-maili vahendusel. 
• Anna edasi selge visioon, mis on järgmised protsessid ja mida plaanib ettevõte teha selleks, et kriisist väljuda. 
• Ole oma kommunikatsioonis selge: mis muutub nende jaoks, kes jäävad ettevõttesse, mis on konkreetsed sammud, mida peavad tegema need, keda koondatakse. Ja eelkõige – kuidas ettevõte neid edasises toetab?
• Valmista ettevõtte juhtkond ette sisemiseks ja väliseks kommunikatsiooniks. Mõtle igale segmendile konkreetsed sõnumid.