Millal ikkagi pressikonverents korraldada?
Pressikonverentsi korraldamise küsimus ei kerki asutustes ilmselt just liiga tihti, kuid kindlasti mõeldakse selle peale erinevate sündmuste või olukordade tuules. Eelkõige muidugi sellest aspektist, et mis hetkel tuleks vastu võtta otsus pressikonverents korraldada.
Olen töötanud kolme erineva asutuse kommunikatsioonijuhina, kuid pressikonverentside korraldamist on ette tulnud loetud arv kordi. Miks? Sest tegemist peab olema üsna erakordse sündmuse või olukorraga, et pressikonverentsi korraldamine oma eesmärki päriselt täidaks. See ütleb ilmselt juba palju ette ära selle kohta, miks ja millal seda üldse korraldada.
Kuid millal siis ikkagi pressikonverentsi korraldada? Kõige lihtsam ja lühem vastus on: kui pressiteatest ei piisa ja kui info mõjutab paljusid inimesi ning iga väljaande ja toimetuse läbihelistamine võtaks lihtsalt liiga palju aega. Ning kui info peab jõudma kiiresti ja vahetult võimalikult paljude inimesteni.
“Kõige lihtsam ja lühem vastus on: kui pressiteatest ei piisa ja kui info mõjutab paljusid inimesi ning iga väljaande ja toimetuse läbihelistamine võtaks lihtsalt liiga palju aega.”
Kui olukord on piisavalt kriitiline ja juhtum kõrge uudisväärtusega, on lihtsam ja mõistlikum korraldada pressikonverents, et kõigile ühel ajal infot jagada ja kohe ka küsimustele vastata.
Näiteks korraldab Vabariigi Valitsus igal nädalal pressikonverentse, et tehtud otsuste kohta infot jagada ning tekkivatele küsimustele kohe vastata.
Koroonapandeemia ajal korraldas Terviseamet regulaarseid pressikonverentse selleks, et ühekorraga võimalikult paljudele inimestele infot jagada ja et ajakirjanikud saaksid ka sealsamas kohe küsimusi küsida.
Selleks, et pressikonverentsi korraldamise küsimust asutuse sees lahata, tasub üle käia mõned kontrollküsimused:
- Kas info, sündmus või olukord, millega seoses tahad pressikonverentsi korraldada, vastab vähemalt neljale uudisväärtuse kriteeriumile ehk tegemist on piisavalt ebatavalise, piisavalt suure mõjuga, piisavalt lähedase, värske ja päevakajalise info või olukorraga?
- Kas olukord on sellises mahus uudisväärtuslik ja puudutab näiteks väga suurt hulka inimesi, mõjutab piisavalt suurt hulka sihtrühmast?
- Kas sul on olemas piisavalt palju infot selleks, et üldse pressikonverentsi korraldada? Kas sul on olemas juhtunu osas piisavalt infot ehk:
- mis juhtus?
- millal juhtus?
- kellega juhtus?
- kus juhtus?
- miks juhtus?
- kuidas juhtus?
Kui kõik eelnevad küsimused on saanud “jah” vastuse ning on olemas info olukorra selgitamiseks, tuleb endalt veel ka küsida, kas osatakse võimalikele kriitilistele küsimustele vastata? Kas on teada, mis saab edasi? Väga tihti korraldataksegi pressikonverents siis, kui tegemist on mingisuguse kriisiga – kas mõne suurema õnnetuse, suurema asutuse mainega seotud kriisiga või hoopis sooviga avalikustada mingisugust infot, mida ei ole varem avalikustatud.
Sellistes olukordades on alati abiks hea kommunikatsioonispetsialist või partner agentuurist, kes aitab olukorda hinnata, vajadusel kriisikommunikatsiooniabi pakkuda või leida hoopis mõne muu alternatiivi, mis aitaks infol kiirelt õige sihtrühmani jõuda.
